Fête de la Science : Déclarer une opération d'envergure

La gestion des projets proposés dans le cadre de la Fête de la Science s’effectue sur le site national de la manifestation. Ce tutoriel vous explique, pas à pas, comment déclarer une opération d'envergure.

---

Ce tutoriel est issu du "Guide des porteur·se·s de projets"
proposé la coordination régionale de la Fête de la Science en Normandie.

---

Une opération d’envergure ou multi-animations est un évènement rassemblant plusieurs animations sur un ou plusieurs lieux. Il en existe 4 types : Village des sciences, festival, parcours et “Nuit de la science”.

Pour créer un évènement d’envergure :

• Connectez-vous à votre compte pour accéder à votre tableau de bord ;
• Cliquez sur le bouton “Ajouter un évènement multi-animations” en haut à droite.

La création d’un événement d’envergure comporte 5 étapes. Votre avancement dans la procédure est indiqué par une barre de progression visible en haut de l’écran.

ÉTAPE 1 : INITIALISATION

L’étape d’initialisation permet de créer un nouvel événement ou de renouveler une opération déjà organisée lors d’une édition précédente :

• Pour créer un nouvel événement, cliquez sur le bouton “Nouvel événement”, puis “Suivant” ;
• Pour renouveler un événement, cliquez sur le bouton “Reconduction d’un événement” puis utilisez le champ de recherche pour le sélectionner. Cliquez sur “Suivant”.

Dans les deux cas, vous serez redirigé·e vers la deuxième étape où vous devrez remplir les champs relatifs à cette nouvelle édition.

ÉTAPE 2 : DESCRIPTION

L’étape de description permet de remplir les champs relatifs aux informations liées à votre événement. Si vous avez utilisé l’option “Reconduction d’un événement”, certains champs seront déjà renseignés mais vous pourrez les modifier si nécessaire.

La page de description permet de gérer les champs suivants : titre, sous-titre, image, type d’animation, capacité d’accueil, tranches d’âge, corps, intervenant·e·s et thématiques.

Après avoir renseigné l’ensemble des champs, cliquez sur le bouton “Suivant” pour accéder à la troisième étape. Si vous devez revenir à l’étape précédente, cliquez sur le bouton “Précédent”.

ÉTAPE 3 : INFORMATIONS PRATIQUES

Cette étape permet d’ajouter les détails de programmation de l’événement : lieu, dates et horaires, contacts et modalités de réservation, accessibilité et type d’équipement spécifique.

Après avoir renseigné l’ensemble des éléments, cliquez sur le bouton “Suivant” pour passer à la quatrième étape.

ÉTAPE 4 : PRODUCTION

Cette quatrième étape permet d’ajouter des informations liées aux différentes structures impliquées dans l’organisation de l’événement :

• Le champ “Organisateur” permet d’indiquer si vous êtes, ou non, l’organisateur ou l’organisatrice de l’événement. Si non, vous devez intégrer ses informations et coordonnées à l’aide du champ de saisie.
• Les boutons “Ajouter un autre intervenant” et “Ajouter une unité de recherche” permettent d’associer d’autres structures à l’événement.

Après avoir renseigné ces éléments, cliquez sur le bouton “Suivant” et passez à la cinquième et dernière étape.

ÉTAPE 5 : ÉVÈNEMENT LIÉ

Cette cinquième étape permet d’associer votre évènement d’envergure à des opérations ponctuelles préalablement déclarées. Pour cela, cliquez sur le bouton “Ajouter un évènement” puis utilisez le champ de recherche pour le retrouver et le sélectionner. Si l’évènement ponctuel recherché n’existe pas, vous avez la possibilité de le créer en cliquant sur le bouton situé sous le champ de recherche.

Le dernier champ “Enregistrer sous” permet de définir le statut de votre événement. Le statut “Brouillon” est défini par défaut. Grâce à ce statut “Brouillon”, vous pourrez revenir ultérieurement pour modifier des éléments de votre fiche projet. Une fois toutes les informations remplies, vous pourrez passer votre projet en statut “En modération”.

Cliquez sur le dernier bouton “Enregistrer” pour finaliser la création de votre événement. Celui-ci est maintenant accessible depuis le tableau de bord de votre compte. Les opérations ponctuelles ajoutées pourront être associées à votre opération d’envergure.

Attention. Si vous reconduisez un évènement d’envergure n’oubliez pas d’inclure l’année dans le titre (ex : Village des sciences de Caen 2025) afin de faciliter son identification.

VOUS AVEZ UNE QUESTION ?

Pour toutes questions concernant l'organisation d'une opération d'envergure ou d'une initiative locale, n'hésitez pas à contacter votre coordination territoriale de la Fête de la Science :

• Calvados, Manche et Orne
  Le Dôme - Guillaume Dupuy - 02 31 06 60 53

• Eure et Seine-Maritime
  Science Action Normandie - Marion Denorme - 02 35 89 42 27

Pour en savoir plus sur la Fête de la Science en Normandie, en France et à l'international, rendez-vous sur www.fetedelascience.fr et www.fetedelascience-normandie.fr.

---

Annonces, appels à candidatures, rendez-vous, trucs et astuces, ... Suivez toute l'actualité de la 34ème Fête de la Science dans notre dossier spécial "Fête de la Science 2025".